Marketing y Ventas

DEPARTAMENTO DE VENTAS

Este departamento complementa a todos los demás, pero se dedica principalmente a las ventas y a la publicidad, aquí es donde se contacta a los clientes y se les presenta “La Empresa” para ofrecerles sus servicios.

Los directores Ventas  son los que informan a los gerentes correspondientes las decisiones de los clientes. Ellos son quienes;

* Cierran trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios

* Elaboran estrategias de publicidad y promoción

* Buscan clientes potenciales

* Informan sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.

Departamento de Ventas

           El gerente general participa activamente en esta área por dos razones básicas. En primer lugar las ventas y su de desarrollo son una actividad variada del hotel y parte de las operaciones que se hacen día a día, en segundo lugar la política de ventas del hotel se entrelazan con la imagen de este ante el publico y el Gerente General desea mejorar esa imagen.
         Además del gerente y del departamento de ventas del hotel individual, muchas cadenas cuentan con organizaciones regionales de ventas, cuyo personal tiene como meta producir negocios para los hoteles de la cadena. La ventaja de tener personal para tal fin no puede ser exagerada. Al mismo tiempo, debe reconocer que el uso de personal regional puede general la necesidad de menos vendedores en la nomina del hotel individual.
         El departamento esta encabezado por un director de ventas, al que se conoce algunas veces como vicepresidente de ventas o puede llevar un titulo inferior como el gerente de ventas. En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-áreas en las que normalmente se divide la función de ventas.

Correo Directo

     El personal de ventas puede comunicarse con los posibles puentes de negocios por correo directo, mediante envíos masivos de mail sistema tipo “escopetas”. Esta técnica se usa con mucha frecuencia en relación con las agencias de viajes pero también puede realizarse para tener acceso a asociaciones y organizaciones similares. El valor de la técnica para un hotel depende de los resultados alcanzados. Los porcentajes de respuestas previas a los diversos tipos de correo directos deben revisarse periódicamente antes de hacer otro envió.

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Capacitación

           El departamento de ventas de un hotel debe, como los demás departamentos estructurarse sobre una base económica razonable. Cierto, puede crearse una tremenda organización de ventas al contratar una series de ejecutivos altamente calificados y con salarios elevados, pero esto rara vez resulta practico. Consecuentemente el departamento de ventas promedio al igual que la mayoría de los demás departamentos cuenta con gente muy experimentada, menos experimentada y casi inexperta.
         El departamento con éxitos es el que puede capacitar al personal de ventas menos experimentado en un periodo razonablemente corto. La dirección correcta que seguirá el entrenamiento es una parte importante de la tarea del director de ventas.

RESPONSABILIDADADES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS.

Plantación
             Es la responsabilidad más importante del Dpto. de ventas de cualquier hotel. En ciertas áreas como las de ventas a grupos de convenciones, las reservaciones se hacen de dos a cinco años antes. En otras, como suceden con las ventas de las agencias de viajes y las ventas de banquetes, el periodo puede ser mas corto, pero aun así se reservan con mucha anticipación a la fecha real. Puesto que las metas de largo alcance son extremadamente importantes, es vital una plantación correcta para alcanzarlas.

Políticas
           En todas las fases de la operación del hotel deben establecerse ciertas políticas y buscar su perfecta adopción, particularmente en el área de ventas, ya que el proceso de vender debe hacerse considerando ciertas políticas. Las políticas de ventas deben establecerse por lo siguiente:

# Las tarifas para futuras reservaciones tratase de grupos, convenciones, agencias de viajes, individuos o banquetes.
# Capacidad de los grupos que serán aceptados en ciertas épocas del año según las distintas temporadas.
# Importes de los depósitos por anticipados que se obtendrán y que intervalos.
# Pagos de comisiones.
# Requisitos, como lista de alojamiento, preetiquetado del equipo, preasignación de habitaciones y trámites generales.
# Numero de cuartos gratuitos que se darán a los grupos.
# Asignación general de las habitaciones, entre grupos e individuos.

Las políticas establecidas en relación con cada uno de estos puntos deben ser de tal forma que produzcan el máximo ingreso para el hotel.

Investigación

           Para obtener la mayor cantidad posible de negocios con grupos y convenciones, y especialmente debido a que estos negocios deben reservarse con mucha anticipación a la fecha de llegada debe realizarse una investigación para establecer y desarrollar las fuentes de tales negocios. La investigación es por tanto una función particularmente importante del departamento de ventas en las ventas a grupos y convenciones.

ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL

       Un gran vendedor independientemente de lo que venda no siempre resulta un gran administrador. De hecho el impulso y entusiasmo deseable en el vendedor puede provocar que su exaltación por vender pase por algo la necesidad de apegarse a las políticas establecidas; por lo que el personal de ventas debe recibir las indicaciones adecuadas.
       En consecuencia la persona que ocupa el puesto de director de ventas debe ser un administrador capaz de manejar el departamento además de realizar la venta.

COOPERACION INTERDEPARTAMENTAL
        

Muchos hoteles tienen problemas que proceden de una falta de comunicación o cooperación entre el departamento de ventas y los otros departamentos. Vender un servicio es como vender un producto; además de venderlo hay que entregarlo y es inútil vender servicios o características que no pueden proporcionarse.
           Existen muchos ejemplos evidentes de este tipo de ventas. Un vendedor promete a una convención trescientas Habitaciones con vista al mar en un hotel que solo cuenta con doscientas de ellas. Un vendedor promete servir quinientos desayunos completos entre las ocho y las ocho treinta de la mañana. Un vendedor promete un menú en lo que hay ciertos ingredientes que no se consiguen en esa época del año. Esto son ejemplos muy simples de las ventas de un producto que no puede ser entregado. Si el vendedor en cada caso se hubiera comunicado primero con el departamento de reservaciones o con el de alimentos y bebidas, no hubiera colocado al hotel en una posición en a la que posteriormente tendría que justificarse o pedir disculpas. Con frecuencia, la responsabilidad de pedir tales disculpas recae en una persona que no hizo la venta.
           Estos problemas son, generalmente el resultado de un personal de ventas que no se encuentra totalmente familiarizado con el producto, esta situación pueden evitarse si se pide a las personas integrada al personal de ventas que trabajen en cada departamento por tiempo limitado.
           La cooperación entre el departamento de ventas y otros departamentos del hotel es fundamental para la entrega correcta de los servicios vendidos. A largo plazo la reputación por una entrega infalible es el mayor activo del departamento de ventas.

Presupuesto

         Ningún departamento de un hotel debe operar sin presupuesto o más allá de este. Los vendedores se han ganado la reputación justificada o no de no reconocer la necesidad de vivir dentro de un presupuesto. Aquí nuevamente vemos la importancia de una administración adecuada por parte del Director de ventas.  Debe establecerse un presupuesto anual de común acuerdo, y es responsabilidad del Director de ventas encargarse de que su departamento opere dentro del mismo.

Incentivos

       Aunque los incentivos no son necesarios para motivar al personal de ventas de un hotel, en la industria, estos son utilizados en cierto grado. Sin embargo donde se otorgan es importante que su pago se haga hasta que se concrete el negocio y no al momento de la reservación, ya que es difícil justifica el pago de comisiones sobre negocios que no se han materializado.